Эффективное управление денежными потоками предприятия – обязательное условие его стабильной работы. Один из важных моментов в этой связи – балансировка расходов и поступлений денежных средств во времени. Без этого велика вероятность возникновения проблем при оплате счетов поставщиков, что в конечном итоге приводит к недогрузке мощностей или оплате штрафных санкций.
С другой стороны, правильный учет и анализ денежных потоков может позволить выявить незадействованные источники получения предприятием дополнительного дохода, не связанного с основными направлениями его деятельности (самый простой пример – проценты по краткосрочным депозитам), также это необходимо для грамотного управления кредиторской и дебиторской задолженностью.
Платежный календарь – способ контроля ликвидности компании. Он представляет собой краткосрочный график движения денежных средств, связанный со всеми видами деятельности фирмы. Платежный календарь в обязательном порядке увязывается с бюджетами предприятия и чаще всего предполагает подневную детализацию. Для грамотного использования этого инструмента сначала должна быть проанализирована вся система бюджетирования (особенно тщательно в части БДДС) и четко определены центры финансовой ответственности (ЦФО).
None Платежный календарь может реализовываться в различных формах, но перечень обязательных элементов неизменен:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
- информация о поступлениях;
- данные о выбытиях;
- данные об остатках.
Именно эта информация дает возможность использовать платежный календарь как аналитический инструмент.
Оглавление
- 1 Этапы составления платежного календаря
- 2 Пример формирования платежного календаря в Excel
- 3 Зачем нужен платежный календарь
- 4 Как составить платежный календарь в Excel. Пример
- 5 Лист «База данных»
- 6 Лист «Прогноз ликвидности»
- 7 Горизонт и периодичность формирования платежного календаря в Excel
- 8 Как контролировать исправления в платежном календаре с помощью Excel
- 9 Что учесть при формировании платежного календаря
- 10 Поступления
- 11 Платежи
- 12 Оценка качества планирования в платежном календаре
- 13 Роль платежного календаря в системе управленческого учета
- 14 Платежный календарь: как составить
Этапы составления платежного календаря
Процедуру составления бюджетного календаря можно разделить на три основных этапа:
- бюджетирование в рамках БДДС;
- формирование правил осуществления выплат;
- автоматизация процедуры составления платежного календаря.
На этапе создания БДДС осуществляется разработка структуры бюджета, выявляются объемы и даты денежных поступлений и необходимых расходов. Эта процедура проводится в тесном взаимодействии с представителями ЦФО. Возможно применение сценарного планирования. По каждому виду деятельности проводится расчет чистого денежного потока (ЧДП).
Один из обязательных результатов этого этапа – сбалансированный график поступлений и выплат, исключающий возникновение «кассовых разрывов». На этом же этапе нужно выявить резервы незадействованных денежных средств и принять решение об их использовании (на основе имеющихся возможностей и оценки рисков деятельности предприятия).
При формировании правил осуществления выплат необходимо точно определить полномочия и компетенции инициаторов платежей, механизм подачи заявок, их утверждения или отклонения. В этот момент регламентируется процедура составления реестра платежей на день и неделю, закрепляется перечень «защищенных» статей, а также процедура согласования сверхлимитных затрат.
Как правило, используется следующий алгоритм осуществления платежа:
- внесение соответствующей заявки инициатором;
- проверка соответствия платежа утвержденному платежному календарю (руководителем ЦФО или финансовой службой);
- согласование отклонений от бюджета при возникновении таковых;
- согласование платежа с финансовой службой;
- передача указания на осуществление платежа в бухгалтерию.
На третьем этапе нужно автоматизировать прохождение информационных потоков, связанных с составлением платежного календаря, осуществлением платежей и приходом поступлений денежных средств. В данном случае нужно изучить используемые базы данных 1С, регламентировать внутренние аналитические формы и режимы доступа к информации. При небольших масштабах деятельности удается ограничиться использованием корпоративной электронной почты и Excel.
[custom_ads_shortcode1]
Пример формирования платежного календаря в Excel
Условная компания работает в ряде крупных городов и имеет разветвленную филиальную структуру. В процессе управления компанией было принято решение о централизации управленческого учета с целью обоснования перераспределения денежных средств между филиалами. Это потребовало изменений в системе контроля движения денежных потоков.
С целью реализации этой задачи:
- был налажен механизм поступления информации от региональных офисов в процессе составления БДДС, балансировки поступлений и выплат, в итоге платежный календарь в 1С принял такой вид:;
- были созданы унифицированные формы заявок на осуществление платежей и платежных реестров;
- регламентирована процедура согласования платежей посредством электронного документооборота;
- предоставлен персональный доступ к информации ответственным сотрудникам;
- созданные процедуры закреплены в соответствующих положениях;
- по результатам работы в отчетном периоде проанализировано соответствие реальных доходов и расходов составленному ранее платежному календарю и причины отклонений;
- на руководителей ЦФО, допустивших необоснованные существенные отклонения, наложены взыскания.
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.
Остались вопросы? СПРОСИТЕ в комментариях!
Содержание Для стабильной работы предприятия необходимо своевременное осуществление всех запланированных платежей. Для этого на момент выполнения платежа в кассе или на расчетных счетах организации должно быть достаточное количество средств. Ситуация, когда денежных средств временно не хватает, называется кассовым разрывом. В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 для предотвращения кассовых разрывов предусмотрена новая функциональная возможность – Платежный календарь (рис. 1).
Рис. 1. Форма платежного календаряДоступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование. В настройках командной панели указывается организация, для которой формируются сведения о планируемых платежах, и период составления прогноза, включая текущую дату. Платежный календарь – это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня. Отрицательные значения на конец дня обозначают кассовые разрывы. Они выделяются в отчете красным цветом. Для исключения кассовых разрывов необходимо следить, чтобы сумма платежей не превышала сумму поступлений с учетом остатка на начало дня. Используя Платежный календарь, бухгалтер видит, где намечается недостаток средств, и может вовремя принять меры для его устранения.
Отчет Платежный календарь в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций):
- Оплата от покупателей;
- Прочие поступления;
- Налоги и взносы;
- Платежи поставщикам;
- Зарплата;
- Периодические платежи.
Рассмотрим, какая информация отображается в каждом из разделов.
В разделе Оплата от покупателей отображаются платежи, запланированные согласно документам учетной системы Счет покупателю, Реализация (акты, накладные), Оказание производственных услуг, Передача ОС, Передача НМА. Напоминаем, что возможность указывать сроки уплаты в этих документах устанавливается в настройках функциональности. Для того чтобы пользователь мог отслеживать сроки ожидаемых оплат от покупателей, в разделе Главное – Функциональность на закладке Расчеты необходимо установить флаг Планирование платежей от покупателей.
Информацию о просроченных платежах можно получить, если перейти по соответствующей гиперссылке в форму помощника Ожидаемая оплата от покупателей (рис. 2).
Рис. 2. Помощник «Ожидаемая оплата от покупателейВ форме помощника можно изменить срок оплаты одного или нескольких документов, предварительно выделив их курсором. По кнопке Изменить срок оплаты открывается форма ввода нового срока оплаты. Также срок оплаты документа можно изменить непосредственно в колонке Срок оплаты. Выделив строки в списке, можно отправить электронное письмо контрагенту с напоминанием об оплате. Письмо сформируется автоматически по кнопке Напомнить.
В разделе Прочие поступления отображается информация о денежных средствах, внесенных в кассу кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению (остатки по счету 57.01 «Переводы в пути»). Также в разделе отображается планируемое поступление денежных средств по договорам эквайринга (остатки по счету 57.03 «Продажи по платежным картам»).
В разделе Налоги и взносы отображаются задачи по уплате платежей в бюджет (налоги, сборы, страховые взносы). Суммы налогов, сборов и взносов к уплате рассчитываются по данным информационной базы – это либо начисленные суммы налогов, либо данные из подготовленных деклараций или отчетов. Если по платежу не было возможности определить сумму (например, нет ни декларации, ни начислений), то в поле вместо суммы отображается прочерк. Для платежей в бюджет доступны действия, аналогичные соответствующим задачам в Списке задач. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие – например, Оплатить или Свериться с ФНС. В случае, когда сумма платежа не определена, программа подскажет, какое действие нужно выполнить – например, подготовить декларацию по соответствующему налогу.
В разделе Платежи поставщикам отображаются платежи, запланированные согласно документам Счет от поставщика, Поступление (акты, накладные), Поступление доп. расходов, Поступление НМА. По клику на ячейку открывается документ, на основании которого запланирован платеж. Для того чтобы пользователю была доступна возможность указывать сроки оплаты в документах поставщика, необходимо в настройках функциональности программы на закладке Расчеты установить флаг Планирование платежей поставщикам.
Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке. При нажатии на нее открывается форма помощника Оплата поставщикам, с помощью которого можно автоматически сформировать список платежных поручений на оплату поставщикам. Для этого нужно отметить флагом строки, по которым нужно сформировать платежные поручения. Платежные документы формируются автоматически по кнопке Создать платежные поручения.
В раздел Зарплата включены платежи по выплате сотрудникам заработной платы. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие, например Выплатить или Свериться с ФНС по НДФЛ (рис. 3).
Рис. 3. Разделы «Налоги и взносы» и «Зарплата»
В разделе Периодические платежи отображается информация о регулярных платежах – например, за коммунальные услуги, связь, аренду, интернет и др. Дату напоминания об очередном платеже и регулярность напоминаний можно установить в форме платежного поручения по гиперссылке Повторять платеж?. Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке.
В форме Платежного календаря можно скорректировать планы по приходу / расходу денег с помощью команды Перенести на другой день. Для этого нужно выделить область, содержащую информацию о платеже. Также команда доступна в контекстном меню ячейки платежа. Перенос доступен только для платежей поставщикам и для оплаты от покупателей. В простом и наглядном виде Платежный календарь представляет информацию о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами и способствует оперативному принятию мер по недопущению этой ситуации.
Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором кассовые разрывы отсутствуют.
Темы: 1С:Предприятие 8, 1С:Бухгалтерия 8, безналичные расчеты Рубрика: 1С:Предприятие 8, Безналичные расчеты, 1С:Бухгалтерия 8
Подписаться на комментарии Написать комментарий
Платежный календарь – это важный инструмент для эффективного управления денежными средствами предприятия. Чаще всего его формируют в Excel. Читайте, как составить платежный календарь и сохраняйте себе пример в Excel.
Финансовый директор, стремящийся к увеличению стоимости компании, не может оставить без внимания платежный календарь, поскольку это безрисковый способ заработать дополнительные средства, укрепить финансовую дисциплину и обнаружить проблемные зоны в структуре денежного оборота.
Скачайте и возьмите в работу:
[custom_ads_shortcode2]
Зачем нужен платежный календарь
Платежный календарь в Excel – основной инструмент в системе оперативного финансового планирования. Он помогает решить, прежде всего, следующие важные задачи:
- прогнозирование кассовых разрывов: позволяет снизить объем привлекаемых заемных средств или разработать меры по восстановлению требуемого уровня ликвидности без привлечения внешнего финансирования.
- максимизация процентного дохода: получить дополнительные несколько процентов от размещения временно свободных денежных средств в краткосрочном депозите вместо начисления процента на остаток.
- анализ платежной дисциплины покупателей / дебиторов: выявление ненадежных плательщиков с помощью регулярного мониторинга отложенных поступлений.
[custom_ads_shortcode3]
Скачайте Excel-модель, чтобы автоматизировать всю работу по ведению и наполнению платежного календаря, а также реестра платежей. Средним компаниям могут понадобиться небольшие корректировки, например изменение состава статей поступления и выбытия средств. Крупным предприятиям модель пригодится в качестве прототипа будущего модуля управления текущими платежами комплексной информационной системы.
Автоматизировать платежный календарь с помощью Excel.
[custom_ads_shortcode1]
Как составить платежный календарь в Excel. Пример
Перед тем, как сформировать платежный календарь, требуется сделать два ключевых шага для разработки структуры шаблона: определить формат ввода данных и разработать интерфейс для комфортного мониторинга. Для этого потребуется два рабочих листа.
[custom_ads_shortcode2]
Лист «База данных»
Чтобы свести к минимуму количество случайных ошибок (опечаток), следует фиксировать данные в виде отдельных операций с уникальным набором аналитик. Стандартный набор в целях ведения управленческого учета состоит из 10 аналитик: Заданный набор полей легко можно дополнить в случае необходимости (номер договора, НДС, счет, инициатор и другие).
Аналогичные операции добавляются элементарным копированием и незначительной корректировкой (дата, сумма, контрагент). Значения всех аналитик (за исключением полей «Сумма», «Комментарий») ограничиваются списками, чтобы избежать дублирования наименований. А в случае с наименованием «Статьи» и «Кода статьи», привязываются через функцию «ВПР».
Таким образом, добавление новой операции отнимает всего несколько секунд. В шапке таблицы с наименованием аналитик устанавливаются фильтры, что позволяет выбрать несколько аналитик и сформировать требуемый массив данных (рис. 1).
Рисунок 1. Пример базы данных для платежного календаря (кликните, чтобы увеличить)
[custom_ads_shortcode3]
Лист «Прогноз ликвидности»
Лист «База данных» при всей его универсальности с широким диапазоном информации является лишь отличным помощником в структуре календаря платежей, пример которого мы разбираем. Основная роль отведена графику прогноза ликвидности (рис. 2).
Визуально это стандартный отчет о движении денежных средств, но с временным шагом в один день. Каждая операция из базы данных находит свое место в матрице прогноза ликвидности. Перенос данных осуществляется через формулу «СУММЕСЛИМН» с заданными параметрами по коду статьи и дате.
Рисунок 2. Пример составления прогноза ликвидности в платежном календаре
[custom_ads_shortcode1]
Горизонт и периодичность формирования платежного календаря в Excel
Предложенный образец платежного календаря в Excel может выходить за рамки привычного горизонта планирования в один месяц, поскольку порядок ввода позволяет идентифицировать любую операцию. Вполне допустимо осуществлять мониторинг вплоть до квартала, однако в этом случае существует значительная зависимость качества прогноза от принципов планирования, действующих на предприятии. В ситуации, когда у организации налажен процесс систематического обновления плановых данных на всех ЦФО, горизонт ликвидности длинною в квартал может быть качественным и полезным для принятия управленческих решений.
Периодичность формирования может различаться – в зависимости от назначения календаря платежей в системе финансового менеджмента компании, но при этом обновление данных должно проводиться не реже одного раза в неделю, в противном случае информативность и актуальность прогноза будет снижаться до уровня стандартного отчета об исполнении бюджета движения денежных средств (БДДС).
[custom_ads_shortcode2]
Как контролировать исправления в платежном календаре с помощью Excel
Если платежный календарь в Excel ведут несколько человек, отслеживать их правки поможет специальный журнал изменений. Благодаря ему вы сможете контролировать:
- кто внес правки – имя пользователя (учетная запись);
- что исправили – адрес измененной ячейки, лист;
- как исправили – значение ячейки до изменения и после;
- когда – дата и время правок.
Кроме того, журнал изменений можно скрыть от посторонних глаз. Проконтролировать изменения в платежном календаре.
[custom_ads_shortcode3]
Что учесть при формировании платежного календаря
Существенным недостатком платежного календаря считается невозможность (ограниченная возможность) многопользовательского доступа. К сожалению, сегодня не существует технического решения для устранения данной проблемы. Однако этот барьер успешно преодолевается за счет передачи полномочий по ведению календаря в руки опытному сотруднику планово-экономического отдела или казначейства. Плюсы такого подхода очевидны: наличие единственного пользователя системы снизит количество ошибок до минимального уровня, хотя и будет отнимать существенную долю рабочего времени.
В отличие от бюджетной кампании, когда каждый центр финансовой ответственности формирует свой план раз в год и ежеквартально корректирует, платежный календарь требует регулярного обновления – еженедельно или чаще). Формализованный сбор информации со всех ЦФО может быть затруднен, поэтому экономисты должны быть глубоко погружены в ситуацию с оборотом денежных средств по всем направлениям.
[custom_ads_shortcode1]
Поступления
Прогнозирование входящих денежных потоков от продаж, безусловно, самый сложный участок работы. При большом количестве мелких стабильных клиентов возможно применение простейшего метода оценки – средней арифметической, когда планируемый объем поступлений за несколько периодов делится на количество периодов. Данные можно актуализировать с помощью ряда косвенных факторов (сезонность, динамика отрасли / рынка, влияния текущей стадии жизненного цикла компании / стратегии).
Точность планирования усложняется при наличии нескольких крупных клиентов. В данной ситуации следует воспользоваться методом экспертной оценки. Суть ее заключается в том, что по каждой сумме определяется вероятность ее получения в трех сценариях (консервативный, оптимистический, пессимистический) и затем выводится среднее взвешенное с учетом удельной доли каждого сценария.
[custom_ads_shortcode2]
Платежи
Определение даты многих платежей осуществляется без участия инициаторов оплаты. Полезно использовать эмпирические данные, особенно по известным и давним поставщикам. Кроме того, удачным дополнением будет регулярный мониторинг крайних сроков оплат по действующим контрактам (инициаторы платежей имеют устойчивую привычку указывать даты оплат раньше допустимого крайнего срока по договору).
То же самое касается уплаты налогов. Хорошим приемом может стать практика оплаты некоторых счетов на несколько дней позже допустимого срока. Подобные мелкие хитрости зачастую остаются незамеченными со стороны контрагента, однако не стоит применять подобную тактику в отношении ключевых поставщиков.
[custom_ads_shortcode3]
Оценка качества планирования в платежном календаре
Измерение эффективности любого планового документа осуществляется посредством оценки качества прогнозирования. Платежный календарь не является исключением. Финансовый менеджер должен установить предельный целевой показатель отклонения факта от плана в зависимости от специфики бизнеса, периодичности обновления отчета и горизонта планирования. В случае с платежным календарем в Excel, пример которого мы разобрали, следует отметить, что регулярное превышение нормы отклонения сведет полезность такого документа к минимуму, а значит компания не заработает несколько дополнительных процентов.
На практике часто бывает, что неточностью грешат один и те же ЦФО. Одним из вариантов борьбы со слабыми «планировщиками» может стать введение регулярных аналитических докладов для высшего руководства, в котором будет даваться оценка упущенным ресурсам из-за некачественного планирования отдельно взятых ЦФО. Другим способом мотивации ответственных за исполнение бюджетов работников может выступить фиксация допустимых отклонений в карте ключевых показателей эффективности для определения размера годового (квартального) бонуса сотрудника.
[custom_ads_shortcode1]
Роль платежного календаря в системе управленческого учета
Качественный платежный календарь по праву занимает центральную позицию в системе управленческого учета компании. Безусловно, комплексное использование этого универсального инструмента позволяет расширить границы классического назначения по мониторингу проблем ликвидности. Логичным продолжением заданного вектора по формированию структуры будет автоматическая подготовка план-фактного отчета БДДС.
Для этого нужно лишь ввести блок плана движения денег на график (за месяц или за квартал) и сгруппировать данные факта до аналогичного периода. Кроме того, по мере наполнения базы формируется еще один мощный инструмент контроля и анализа – максимально гибкая матрица всех денежных операций предприятия с высокой степенью достоверности данных.
Можно легко избежать текущих проблем с деньгами, если финансовая служба составит платежный календарь. То есть расписание выплат и поступлений денежных средств по дням. Составляют такой календарь, как правило, в пять шагов. Подробнее – в этой статье.
Компания может легко избежать текущих проблем с деньгами, если есть платежный календарь. Так удастся избавиться от ситуации, когда в целом по месяцу у компании с деньгами все в порядке, но в конкретный день нет нужной суммы для оплаты контрагенту или перечисления налогов. Составляют такой календарь, как правило, в пять шагов.
Платежный календарь – это расписание выплат и поступлений денежных средств по дням.
[custom_ads_shortcode2]
Платежный календарь: как составить
Приведем пошаговую инструкцию по подготовке календаря.
1. Разработать реестр платежей
- наименование статьи бюджета(например, зарплата, налоги, закупка товаров и т. д.);
- источник оплаты, то есть с какого расчетного счета (из какой кассы) будет сделан платеж по заявке;
- согласование, то есть дополнительный признак, отражающий состояние заявки: согласована или нет;
- факт исполнения заявки – поле, которое будет содержать пометку о том, оплачена заявка или нет, а также дату платежа.
Все эти данные в совокупности помогут финансовой службе сформировать платежный календарь в зависимости от потребностей компании и контролировать каждую операцию.
2. Спланировать поступления за день. Чтобы спланировать приход денег за день, необходимо все поступления, предусмотренные в бюджете движения средств, разделить на количество рабочих дней в месяце. Полученную цифру заносят в платежный календарь как входящий денежный поток одного дня. При этом лучше заранее определить, какую долю из запланированных к поступлению средств можно направить на оплату тех или иных счетов. Чаще всего это можно определить опытным путем исходя из операций компании или же на основании анализа движения средств по счетам. Более того, в регламенте платежей лучше заранее определить размер остатка средств на счетах, который будет приниматься в расчет при составлении платежного календаря.
А в дополнение ко всему в платежный календарь стоит включить данные о кредитах и займах. В таком случае сведения о финансовых возможностях предприятия в платежном календаре будут представлены максимально полно.
3. Утвердить регламент платежей. Составить платежный календарь на ближайшую неделю не получится, если в компании не утвержден регламент платежей. В нем определяют правила заполнения заявок на платеж от конкретных подразделений организации, порядок согласования заявки с руководством, а также сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет исполнена. С таким регламентом необходимо ознакомить начальников всех отделов. Иначе всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет.
Самое главное в регламенте определить, как будет проходить заявка, если нарушены сроки ее представления, не превышен ли лимит по бюджетной статье и т. д. (подробнее о контроле за бюджетом по каждой статье в Excel читайте материал на стр.
15). Это будет мотивировать сотрудников жестче следовать документу.
4. Определить очередность платежей. Более оперативно управлять платежами можно, если в каждой заявке соответственно в реестре платежей будет предусмотрен его приоритет и срок оплаты по договору. В ситуации, когда средств компании не хватает для оплаты всех акцептованных заявок, располагая этими данными, руководитель финансовой службы сможет самостоятельно принимать решение о переносе тех или иных выплат на более поздние сроки.
Как правило, в начале погашают долги по зарплате, перед бюджетом, банками. Вторая очередь – ключевые контрагенты. Третья очередь – все остальные платежи.
5. Внести данные в план. После того как платежный календарь составлен, остается его актуализировать, то есть сверить план с фактическим приходом и расходом. Это делают в конце дня на основании выписки из системы «Банк-клиент» и данных по кассе. Вместо плановых данных в календарь вносят сведения о фактически осуществленных оплатах, поступлениях и самое главное – остатках. При необходимости можно предусмотреть возможность ежедневного анализа отклонений плановых значений от фактических.
Есть еще один нюанс, который стоить предусмотреть в вашем платежном календаре. Можно сделать укрупненный план поступлений и выплат с делением по неделям, а не по дням, на ближайший месяц. Это поможет лучше ориентироваться в предстоящих платежах, особенно если какие-то выплаты пришлось перенести из-за нехватки средств.
Источники:
Загрузка...
